Archivace digitální technické mapy dle zákona č. 499/2004 sbírky o archivnictví a spisové službě

Kód výsledku v IS VaVaI

<a href="https://www.isvavai.cz/riv?ss=detail&h=RIV%2F70979821%3A_____%2F25%3AN0000012" target="_blank" >RIV/70979821:_____/25:N0000012 - isvavai.cz</a>

Výsledek na webu

<a href="http://dx.doi.org/10.31490/9788024847955-1" target="_blank" >http://dx.doi.org/10.31490/9788024847955-1</a>

DOI - Digital Object Identifier

<a href="http://dx.doi.org/10.31490/9788024847955-1" target="_blank" >10.31490/9788024847955-1</a>

Jazyk výsledku

čeština

Název v původním jazyce

Archivace digitální technické mapy dle zákona č. 499/2004 sbírky o archivnictví a spisové službě

Popis výsledku v původním jazyce

Novela zákona č. 200/1994 sbírky o zeměměřictví a o změně a doplnění některých zákonů souvisejících s jeho zavedením (dále jen ZZ) sebou přinesla mimo jiné také výzvu v podobě archivace technologicky decentralizovaných dat, která však díky datovému rozhraní v podobě informačního systému Digitální mapy veřejné správy (dále jen DMVS) tvoří pro uživatele jeden velký celek, a to včetně Digitální technické mapy (dále jen DTM). Vzhledem k faktu, že výše zmíněný zákon neobsahuje žádné zvláštní ustanovení týkající se způsobů a procesů trvalého uložení informací, které jsou veřejnosti známy spíše pod termínem archivace, musí se správci dat, z pohledu zákona č. 499/2004 sbírky (dále jen AZ) takzvaní původci, řídit ustanoveními tohoto zákona. Přestože situaci na první pohled znesnadňuje extenzívní výklad §3 AZ, tedy že jakákoliv informace v jakékoliv podobě by měla být podrobena výběru archiválií, tj. mělo by dojít k vyhodnocení jejího významu a hodnoty z dlouhodobého hlediska, je zcela nezbytné zcela jasně vymezit, co přesně má být předmětem trvalého uložení, jakou mají mít data strukturu a datový formát, aby nedocházelo ke zbytečné duplikaci dat nebo nežádoucí datové ztrátě. Proces by dále měl být jasný a srozumitelný pro všechny zainteresované strany, s minimalizovanou administrativní zátěží, aby mohl být v maximální možné míře automatický, aby se zamezilo chybovosti a bohužel běžnému odporu a nezájmu na straně původců, kterými jsou především veřejnoprávní správci dat. Současná realita však zdaleka neodpovídá uvedeným potřebám. Hranice správní působnosti sítě státních archivů řízených Ministerstvem vnitra České republiky odpovídají zákonu č. 36/1950 sbírky o územním členění státu, tj. neodpovídají správním hranicím současných krajů dle zákona č. 129/2000 sbírky o krajích. Prostorová data DTM by měla být archivována dle většiny archivářů výhradně prostřednictvím informačních systémů spisové služby, tj. v podobě datových balíčků, které musí odpovídat Národnímu standardu pro systémy spisové služby. Výmaz dat v DMVS by měl být prováděn výhradně pomocí výběru archiválií ve skartačním řízení dle §7 až §10 AZ. Tyto požadavky však pro data DTM a data v DMVS nedávají smysl, mohou narazit na technické limity spojené se systémy určenými pro kancelářsko-administrativní činnost, a navíc vlastní proces digitálního skartačního řízení je časově i technicky náročný a geografické informační systémy ani nejsou vybaveny funkcemi nebo rozhraními, které by něco takového umožňovaly. Úskalím může být též odlišná praxe při výběru archiválií jednotlivých archivů, která může vést do situace, že jednotlivě archivované části DTM na sebe v budoucnu nemusí vůbec navazovat a také skutečnost, že Hlavní město Praha je zřizovatelem vlastního archivu stejně jako ČÚZK, a tedy není ani jistota, že data DTM budou trvale uložena jako jeden celek v jednotné podobě. Na základě výše uvedených skutečností by mohlo být řešením využití novinky v AZ v podobě §3a, který je sice závazný až pro informační systémy uvedené do provozu od 1. 1. 2025, ale nic nebrání jeho aplikaci i na systémy uvedené do provozu před tímto datem. Cílem přednášky je představit návrh možného řešení, které bude založeno na mezinárodních doporučeních, bude zohledňovat principy kvalitní správy dat a bude mít pokud možno co nejmenší administrativní nároky pro všechny strany zapojené do procesu.

Název v anglickém jazyce

Archiving of the Digital Technical map according to the Act n.499/2004 collection on Archiving and Records management

Popis výsledku anglicky

The Novelty of the Act No. 200/1994 of the Collection of Land Surveying and on the amendment and supplementation of certain acts related to its introduction brought with it, among other things, a challenge in the form of archiving technologically decentralized data, which, however, thanks to the data interface in the form of the Digital Map of Public Administration (hereinafter referred to as DMVS) information system, forms one large whole for users, including the Digital Technical Map (hereinafter referred to as DTM). Since the above-mentioned Act does not contain any specific provisions on the methods and processes for the permanent storage of information, which is better known to the public under the term archiving, data managers, so-called originators in the sense of Act No 499/2004 of the Collection of Information (hereinafter referred to as the Archival Act), must comply with the provisions of this Act. Although the situation is at first sight made more difficult by the extensive interpretation of §3 of the Archival Act, i.e. that any information in any form should be subject to archival appraisal, i.e. its importance and value in the long term should be evaluated, it is absolutely necessary to clearly define what exactly should be the subject of digital preservation and long term storage, what structure and data format the data should have, in order to avoid unnecessary duplication of data or undesirable data loss. Furthermore, the process should be clear and understandable for all stakeholders, with a minimum of administrative burden, so that it can be as automatic as possible to avoid errors and, unfortunately, the common resistance and disinterest on the part of the data producers, which are mainly the public data managers. However, the current reality falls far short of these needs. The administrative boundaries of the network of state archives managed by the Ministry of the Interior of the Czech Republic correspond to Act No. 36/1950 of the Collection on the territorial division of the state, i.e. they do not correspond to the administrative boundaries of the current regions according to Act No. 129/2000 of the Collection on Regions. According to most archivists, the spatial data of the DTM should be archived exclusively using the electronic records management system, i.e. in the form of data packages that have to be compliant with the National Standard for Electronic Records Management System. Deletion or update of data in the DMVS should be carried out exclusively by means of the archival appraisal in the dispousal procedure according to §7 to §10 of the Archival Act. However, these requirements do not make sense for DTM data and DMVS data, they may encounter technical limitations associated with systems designed for office-administrative activities and, moreover, the actual process of digital dispousal is time-consuming, technically demanding and geographic information systems are not even equipped with functions or interfaces that would allow such a thing. Another challenge may be the different practices in the appraisal of archival material by individual archives, which may lead to the situation that the individually archived parts of the DTM may not be related to each other in the future, and also the fact that the City of Prague is the founder of its own archive as well as the ČÚZK, and therefore there is no certainty that the DTM data will be permanently stored as a single entity in a unified form. Based on the above mentioned facts, the solution could be to use the novelty in the Archival Act in the form of §3a, which is binding only for information systems put into operation from the 1 January 2025, but nothing prevents its application also to systems put into operation before this date. The aim of the lecture is to present a proposal for a possible solution that will be based on international recommendations, will take into account the principles of quality data management and will have as little administrative requirements as possible for all parties involved in the process

Druh

D - Stať ve sborníku

CEP obor

—

OECD FORD obor

20200 - Electrical engineering, Electronic engineering, Information engineering

Projekt

—

Návaznosti

I - Institucionalni podpora na dlouhodoby koncepcni rozvoj vyzkumne organizace

Rok uplatnění

2025

Kód důvěrnosti údajů

S - Úplné a pravdivé údaje o projektu nepodléhají ochraně podle zvláštních právních předpisů

Název statě ve sborníku

GIS Ostrava 2025

ISBN

978-80-248-4508-1

ISSN

1213-239X

e-ISSN

—

Počet stran výsledku

13

Strana od-do

1-13

Název nakladatele

Odbor archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra

Místo vydání

Praha

Místo konání akce

Ostrava

Datum konání akce

5. 3. 2025

Typ akce podle státní příslušnosti

CST - Celostátní akce

Kód UT WoS článku

—