Osobní údaje v archivech: soukromí a otevřenost v informačním věku

Kód výsledku v IS VaVaI

<a href="https://www.isvavai.cz/riv?ss=detail&h=RIV%2F70979821%3A_____%2F21%3AN0000030" target="_blank" >RIV/70979821:_____/21:N0000030 - isvavai.cz</a>

Výsledek na webu

<a href="https://www.youtube.com/watch?v=a9-x26o9uYk" target="_blank" >https://www.youtube.com/watch?v=a9-x26o9uYk</a>

DOI - Digital Object Identifier

—

Jazyk výsledku

čeština

Název v původním jazyce

Osobní údaje v archivech: soukromí a otevřenost v informačním věku

Popis výsledku v původním jazyce

Rozvoj informační společnosti a nově nabytá svoboda přinesly v uplynulých desetiletích celé spektrum otázek spojených s úpravou protichůdných občanských práv – práva vědět, svobody bádání, práva na informace z činnosti institucí státu, ale také osobnostních práv, ochrany soukromí, práva občana na informační sebeurčení. Archivy, které primárně uchovávají dokumenty vzniklé z činnosti institucí státu, musí složitě posuzovat střety mezi oprávněnou ochranou soukromých a veřejných zájmů. Tento střet se navíc promítá do celého životního cyklu dokumentu a zvyšuje nároky na uchování informací u původců, jejich převzetí, zpracování a zpřístupňování veřejnosti. Navíc badatelská očekávání jsou více než rozdílná, od vědeckého výzkumu, přes občanskou kontrolu veřejné moci, po komercionalizaci strojově vytěžitelných dat v rámci opakovaného využití informací veřejného sektoru. Stále silněji začíná v návaznosti na evropskou legislativu rezonovat ve správě dokumentů i archivaci ve veřejném zájmu zásada minimalizace osobních údajů a omezení jejich uložení. Přitom archivy v praxi otevírání přístupu k archiváliím patrně nebudou mít kapacity provádět komplikované zjišťování, zda osobní údaje v archiváliích patří již zesnulým osobám, příp. zda žijící osoby souhlasí se zpřístupněním citlivých údajů konkrétnímu badateli. Řada dosud využívaných historických pramenů je ohrožena zánikem nebo nepřístupností po celou délku života osoby, případně i déle. Pro archivaci ve veřejném zájmu se zde otevírá dosud velmi nedostatečně tematizované téma tzv. post-mortální ochrany. Je na tyto aktuální výzvy připravena badatelská obec? Nehrozí rizika paušální likvidace některých kategorií dokumentů, databází či registrů se zásadními dopady pro historický, sociálně-vědní nebo biomedicínský výzkum využívající kvantitativních metod, například pro zkoumání sociální dynamiky, zdravotního stavu populace a monitoring jeho proměn, vlivu prostředí na zdraví atd.? Archivy i veřejná moc a správa dokumentů postupně využívají nástroje anonymizace, respektive pseudonymizace dat, zejména osobních a citlivých dat. Můžou se stát schůdným řešením ochrany osobnostních práv a soukromí a mají archivy dostatek personálních a finančních kapacit pro jejich aplikaci v praxi? Existují v dnešní době realizovatelné cesty, že by se pro identifikaci osobních údajů v archiváliích využily možnosti strojového učení a umělé inteligence a touto cestou se usnadnilo jejich zpřístupňování? Nebo je napříště reálnějším řešením příslib uzavření přístupu k osobním a citlivým údajům po stanovenou dobu např. 110 let? Je vhodné zohledňovat v politikách přístupu k archiváliím s osobními a citlivými údaji (včetně některých komplikovaných kategorií dokumentů, jako jsou třeba databáze) identitu badatele (veřejnost, vědecký výzkum, žurnalisté, úřední badatelé atd.) a účel žádostí o přístup k archiváliím? Mají archivní systémy otevírat dveře pro v tomto smyslu privilegovaný přístup k archiváliím jako jednomu z potenciálních nástrojů ochrany osobnostních práv a soukromí? Cílem mezinárodního workshopu bylo otevřít tyto a další otázky v perspektivě domácí i zahraniční, pohlédnout multidisciplinárně na nejnovější vývoj v této oblasti, a v neposlední řadě vedle roviny archivní praxe, uvažovat také nad možnostmi legislativních změn v oblasti ochrany osobních údajů, osobnostních práv a soukromí v archivech. Výsledky úvah by měly mít významné dopady i pro aktuální přípravu nového archivního zákona v České republice.

Název v anglickém jazyce

Personal Data in Archives: Privacy and Openness in the Information Age

Popis výsledku anglicky

The development of the information society and the newly acquired freedom in recent decades have brought a whole range of issues related to the regulation of conflicting civil rights - the right to know, freedom of research, the right to information from state institutions, but also personal rights, privacy, citizens' rights to information self-determination. Archives, which primarily store documents arising from the activities of state institutions, have a difficult to assess conflicts between the legitimate protection of private and public interests. In addition, this conflict affects the entire life cycle of the document and increases the demands on the retention of information by the authors, its receipt, processing and making it available to the public. Moreover, research expectations are more than different, from scientific research, through civic control of public power, to the commercialization of machine-extractable data in the reuse of public sector information. Following European legislation, the principle of minimizing personal data and limiting their storage is beginning to resonate in document management and archiving in the public interest. At the same time, the archives in the practice of opening access to archives will probably not have the capacity to carry out a complicated determination of whether personal data in archives belong to deceased persons, or whether living persons agree to make sensitive data available to a specific researcher. Many historical sources used so far are threatened with extinction or inaccessibility for the entire life of the person, or even longer. For archiving in the public interest, the hitherto very insufficiently themed topic of so-called post-mortem protection opens up here. Is the research community ready for these current challenges? Are there no risks of flat-rate destruction of certain categories of documents, databases or registers with major implications for historical, social science or biomedical research using quantitative methods, such as social dynamics, population health and monitoring of changes, environmental impact on health, etc.? Archives and public authorities and document management are gradually using the tools of anonymization or pseudonymization of data, especially personal and sensitive data. Can archives become a viable solution for the protection of personal rights and privacy, and do archives have sufficient human and financial capacity to put them into practice? Are there currently feasible ways to use machine learning and artificial intelligence to identify personal data in archives and to make them easier to access? Or is the promise of closing down access to personal and sensitive data for a set period of time, eg 110 years, a more realistic solution in the future? Is it appropriate to take into account archival access policies with personal and sensitive data (including some complex categories of documents such as databases) the identity of the researcher (public, scientific research, journalists, official researchers, etc.) and the purpose of archival access requests? Do archive systems open the door to, in this sense, privileged access to archives as one of the potential tools for the protection of personal rights and privacy? The aim of the international workshop was to open these and other issues in domestic and foreign perspective, take a look at the latest developments in this area in a multidisciplinary way and, last but not least, in addition to the level of archival practice, to consider the possibilities of legislative changes in personal data protection, personal rights and privacy in archives. The results of the considerations should also have significant implications for the current preparation of the new Archival Act in the Czech Republic.

Druh

M - Uspořádání konference

CEP obor

—

OECD FORD obor

50501 - Law

Projekt

<a href="/cs/project/VI20192022125" target="_blank" >VI20192022125: Analýza zpracování osobních údajů v archiváliích</a><br>

Návaznosti

P - Projekt vyzkumu a vyvoje financovany z verejnych zdroju (s odkazem do CEP)

Rok uplatnění

2021

Kód důvěrnosti údajů

S - Úplné a pravdivé údaje o projektu nepodléhají ochraně podle zvláštních právních předpisů

Místo konání akce

Praha

Stát konání akce

CZ - Česká republika

Datum zahájení akce

—

Datum ukončení akce

—

Celkový počet účastníků

365

Počet zahraničních účastníků

49

Typ akce podle státní přísl. účastníků

EUR - Evropská akce